Audit Qualiopi : Les 12 documents à préparer (+ templates gratuits)

L'audit Qualiopi approche et vous stressez ? Normal.

Sans cette certification, votre établissement perd l'accès aux financements publics (souvent 100k-500k€/an pour un CFA). Autant dire que c'est crucial.

Bonne nouvelle : avec les bons documents préparés, l'audit se passe sereinement.

Dans ce guide, découvrez la checklist complète des 12 documents obligatoires + templates gratuits prêts à l'emploi.

Au programme :

• Liste 12 documents essentiels
• Templates téléchargeables (Word + PDF)
• Conseils d'organisation
• Erreurs à éviter

📋 checklist : les 12 documents obligatoires

| # | Document | Critère Qualiopi | Priorité | Template | |---|----------|------------------|----------|----------| | 1 | Fiche intervenant | 1.2 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 2 | Contrat formateur | 1.2 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 3 | Feuille émargement | 2.2 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 4 | Tableau bord suivi pédagogique | 3.1 | ⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 5 | Historique modifications planning | 1.1 | ⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 6 | Questionnaire satisfaction apprenants | 3.3 | ⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 7 | Questionnaire satisfaction employeurs | 3.3 | ⭐⭐⭐ | ✅ | | 8 | Plan de formation individuel | 1.1 | ⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 9 | Registre réclamations | 4.1 | ⭐⭐⭐ | ✅ | | 10 | Procédure traitement réclamations | 4.1 | ⭐⭐⭐ | ✅ | | 11 | Plan d'amélioration continue | 4.2 | ⭐⭐⭐⭐ | ✅ | | 12 | Tableau de bord indicateurs Qualiopi | 7.1 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ✅ |

📄 document #1 : fiche intervenant

Pourquoi c'est important

Critère Qualiopi 1.2 : "L'OF informe les formateurs des exigences de la prestation."

L'auditeur vérifie que vous tracez les compétences de chaque intervenant.

Contenu obligatoire

• ✅ Identité complète (nom, prénom, contact)
• ✅ CV détaillé
• ✅ Diplômes et certifications
• ✅ Expérience professionnelle (secteur enseigné)
• ✅ Modules enseignés
• ✅ Date dernière formation pédagogique

Template inclus

Fichier : `fiche-intervenant-template.docx`

```markdown

FICHE iNTERVENANT

Identité

• Nom : ____________________
• Prénom : ____________________
• Email : ____________________
• Téléphone : ____________________

Qualifications

• Diplôme principal : ____________________
• Autres certifications : ____________________
• Expérience professionnelle (années) : ____

Modules enseignés

• [ ] Marketing Digital
• [ ] Comptabilité
• [ ] Finance
• [ ] Autre : ____________________

Formation continue

• Dernière formation pédagogique : ____________________
• Date : ____________________

```

👉 [Télécharger le template](#lead-magnet)

📄 document #2 : contrat formateur

Pourquoi c'est important

Critère Qualiopi 1.2 : Formaliser l'engagement formateur.

Sans contrat signé = remarque audit systématique.

Contenu obligatoire

• ✅ Identité parties (OF + formateur)
• ✅ Module enseigné
• ✅ Nombre d'heures
• ✅ Taux horaire
• ✅ Dates intervention
• ✅ Modalités paiement
• ✅ Clause confidentialité
• ✅ Signatures électroniques ou manuscrites

Template inclus

Fichier : `contrat-formateur-template.docx`

```markdown CONTRAT DE PRESTATION DE FORMATION

Entre : [NOM ORGANISME DE FORMATION] Représenté par [NOM DIRECTEUR] Ci-après "l'Organisme"

Et : {{nom_formateur}} {{prenom_formateur}} Demeurant {{adresse}} N° SIRET/SIREN : {{siret}} (si indépendant) Ci-après "le Formateur"

ARTICLE 1 - Objet du contrat Le Formateur s'engage à dispenser une formation sur le module : "{{nom_module}}"

ARTICLE 2 - Durée et dates

• Volume horaire total : {{heures_totales}}h
• Dates : Du {{date_debut}} au {{date_fin}}
• Planning détaillé : Voir annexe 1

ARTICLE 3 - Rémunération

• Taux horaire : {{taux}}€ brut/heure
• Montant total : {{montant_total}}€ brut
• Paiement : Sous 30 jours après réception facture

ARTICLE 4 - Obligations du formateur

• Respecter programme pédagogique
• Signer feuilles émargement
• Évaluer apprenants selon grille fournie
• Respecter confidentialité

Fait à {{lieu}}, le {{date}} En 2 exemplaires originaux

Signatures : L'Organisme Le Formateur ```

👉 [Télécharger le template](#lead-magnet)

📄 document #3 : feuille émargement

Pourquoi c'est important

Critère Qualiopi 2.2 : Prouver présence effective apprenants.

Feuille émargement = preuve légale pour financement.

Contenu obligatoire

• ✅ Date et horaires (matin + après-midi)
• ✅ Nom module
• ✅ Nom formateur
• ✅ Liste apprenants (nom, prénom, signature)
• ✅ Signature formateur

Template inclus

Fichier : `feuille-emargement-template.xlsx`

``` FEUILLE DE PRÉSENCE

Formation : {{nom_formation}} Module : {{nom_module}} Formateur : {{nom_formateur}}

Date : {{date}} Horaires : Matin 9h-12h | Après-midi 14h-17h

| Nom | Prénom | Signature Matin | Signature AM | |-----|--------|-----------------|--------------| | DUPONT | Jean | ______________ | ____________ | | MARTIN | Marie | ______________ | ____________ | ...

Signature formateur : _______________ ```

Alternative digitale : Edusign (signature électronique conforme).

👉 [Télécharger le template](#lead-magnet)

📄 documents #4-12 : aperçu rapide

Document #4 : tableau bord suivi pédagogique

Contenu :

• Taux assiduité (% présence)
• Taux réussite examens
• Taux abandon
• Actions correctives

👉 [Template Excel inclus dans le pack](#lead-magnet)

Document #5 : historique modifications planning

Contenu :

• Journal toutes modifications (date, auteur, raison)
• Versions successives planning
• Preuves notifications intervenants

Automatisé avec Lecturer (export 1 clic).

Document #6-7 : questionnaires satisfaction

Contenu :

• QCM satisfaction apprenants (fin formation)
• QCM satisfaction employeurs (alternance)
• Analyse résultats + actions amélioration

👉 [2 templates Google Forms inclus](#lead-magnet)

Document #8 : plan formation individuel

Contenu :

• Objectifs apprenant
• Parcours personnalisé
• Modules suivis
• Évaluations

Document #9-10 : réclamations

Registre réclamations :

• Date réclamation
• Auteur (apprenant, employeur)
• Nature réclamation
• Traitement apporté
• Clôture

Procédure traitement :

• Qui contacter ?
• Délai réponse (ex: 7 jours)
• Étapes traitement

Document #11 : plan amélioration continue

Contenu :

• Indicateurs suivis
• Objectifs annuels
• Actions correctives
• Responsables

Document #12 : tableau bord indicateurs Qualiopi

Contenu :

• Taux insertion professionnelle
• Taux satisfaction global
• Taux réussite certification
• Taux abandon

📦 téléchargez le pack complet gRATUIT

Tous les templates en 1 clic :

✅ 12 templates Word/Excel prêts à l'emploi ✅ 2 questionnaires Google Forms ✅ Checklist PDF audit ✅ Guide organisation documents

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🗂️ organisation documents : 3 méthodes

Méthode 1 : dossiers physiques (old school)

Structure : `` 📁 Audit Qualiopi 2025/ ├── 📁 1. Intervenants/ │ ├── Fiche_DUPONT_Jean.pdf │ ├── Contrat_DUPONT_Jean.pdf │ └── ... ├── 📁 2. Émargements/ │ ├── 2025-01-Marketing.pdf │ └── ... ├── 📁 3. Indicateurs/ │ └── Tableau_bord_2025.xlsx └── 📁 4. Réclamations/ └── Registre_2025.xlsx ``

Avantages : Simple, pas de tech Inconvénients : Risque perte, pas de backup

Méthode 2 : drive cloud (recommandé)

Outils : Google Drive, Dropbox, OneDrive

Avantages :

• Backup automatique
• Accès partout
• Partage équipe facile

Méthode 3 : logiciel dédié (optimal)

Lecturer centralise TOUT :

• ✅ Fiches intervenants
• ✅ Contrats générés automatiquement
• ✅ Émargements digitaux (Edusign intégré)
• ✅ Historique modifications auto
• ✅ Tableaux bord temps réel
• ✅ Export audit 1 clic

Avantage : Conformité Qualiopi garantie, zéro stress audit.

⚠️ 5 erreurs à éviter

Erreur #1 : attendre dernière minute

Problème : Préparer documents 1 semaine avant audit = stress + oublis.

Solution : Tenir documents à jour en continu. Révision mensuelle.

Erreur #2 : documents incomplets

Problème : Fiche intervenant sans diplôme, contrat sans signature.

Solution : Checklist validation (template inclus dans pack).

Erreur #3 : pas de backup

Problème : Ordinateur crash, documents perdus.

Solution : Cloud automatique (Google Drive minimum).

Erreur #4 : versions obsolètes

Problème : Template 2022, critères Qualiopi évoluent.

Solution : Vérifier version annuellement. Pack téléchargeable mis à jour.

Erreur #5 : ne pas tracer modifications

Problème : Auditeur demande historique planning, aucune trace.

Solution : Journal modifications systématique (automatisé avec Lecturer).

✅ checklist J-7 avant audit

1 semaine avant audit :

• [ ] Tous documents listés présents et à jour
• [ ] Fiches intervenants complètes (100%)
• [ ] Contrats signés (100%)
• [ ] Émargements scannés/archivés
• [ ] Tableaux bord indicateurs calculés
• [ ] Réclamations traitées et clôturées
• [ ] Backup cloud vérifié
• [ ] Équipe briefée (qui répond quoi)
• [ ] Salle audit préparée (wifi, imprimante)

🚀 automatiser la conformité Qualiopi

Préparer manuellement ces 12 documents = 20-30h de travail.

Avec Lecturer :

• Templates pré-remplis automatiquement
• Historique modifications tracé nativement
• Tableaux bord calculés temps réel
• Export audit 1 clic (PDF complet)

Temps préparation audit : 2h vs 30h.

ROI : Certification maintenue sans stress = financements publics préservés.

👉 [Voir la démo conformité Qualiopi](https://lecturer.fr/booking)

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Questions conformité ? contact@lecturer.fr