Septembre, semaine 3 : L'étudiante qui se présente en cours pendant sa semaine entreprise

La rentrée qui tourne au cauchemar

Lundi 18 septembre, 9h.

Clara, étudiante en M1 DevOps à Subdevinci Bordeaux, pousse la porte de la salle B203.

Vide.

Elle vérifie son emploi du temps sur son téléphone :

"Lundi 18 sept, 9h-12h : Python Avancé, Salle B203"

Elle fronce les sourcils. Elle regarde son calendrier d'alternance.

Semaine 38 : 🟨 JAUNE

Entreprise.

"Merde," pense-t-elle. "J'aurais pas dû venir."

Elle envoie un message au groupe WhatsApp de la promo :

"Les gars, y'a cours aujourd'hui ou pas ? La salle est vide."

Tom répond :

"Mdr non, c'est semaine entreprise. T'as fait 45 min de trajet pour rien ?"

Clara :

"Mais sur Pronote y'a marqué cours..."

Sarah :

"J'ai reçu un mail du formateur hier soir : « Cours annulé, erreur de planning. »"

Clara :

"J'ai pas reçu ce mail."

Même jour, 14h30.

Marc, formateur en Cybersécurité, arrive à l'école. Il a 2h de route dans les jambes. Il se présente à l'accueil.

"Bonjour, je viens pour le cours de 14h30, promo M1 Cyber."

La responsable d'accueil vérifie :

"M1 Cyber... Attendez... Ah non, ils sont en entreprise cette semaine. Le cours est annulé."

Marc :

"Pardon ? J'ai reçu une confirmation de Fadoua il y a 3 jours."

Accueil :

"Je vais l'appeler."

5 minutes plus tard, Fadoua arrive, essoufflée.

"Marc, je suis désolée. Il y a eu une confusion. Le calendrier d'alternance a changé après que je t'ai confirmé. J'aurais dû te prévenir."

Marc, visiblement agacé :

"Fadoua, j'ai 2h de route. J'ai annulé un rendez-vous client pour venir. Tu me payes quand même mes 3 heures ?"

Fadoua :

"Oui, bien sûr. Je suis vraiment désolée. C'est ma faute."

Coût de cette erreur :

• 3h de cours formateur payées pour rien : 135€
• 4h de trajet formateur : 180€ (si compensation)
• Crédibilité entamée : Inestimable

Cette scène, Fadoua me la raconte avec un sourire gêné.

"C'était ma première rentrée. J'avais pas bien compris les semaines entreprise/école. J'ai planifié des cours pendant des semaines jaunes. Résultat : 5 formateurs sont venus pour rien la première semaine. Ça m'a coûté 800€ en frais de déplacement et heures payées pour rien.

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Depuis, je bloque TOUTES les semaines entreprise avant même de commencer à planifier."

Les 5 erreurs fatales de planification en alternance

Erreur #1 : ne pas bloquer les semaines entreprise dès le départ

L'erreur la plus courante.

Vous commencez à planifier. Vous placez vos formateurs. Vous validez. Vous envoyez le planning.

Puis quelqu'un remarque : "Euh, la semaine 40, c'est semaine entreprise. Y'a 15h de cours de prévus."

Trop tard. Il faut tout décaler.

Pourquoi ça arrive ?

Raison #1 : Le calendrier d'alternance est national, mais arrive tard

Khaoula (EPSI) :

"Le calendrier national d'alternance, on le reçoit en juin-juillet. Mais nous, on commence à planifier en avril-mai. Donc on fait avec ce qu'on sait de l'année précédente. Sauf que parfois, ça change."

Raison #2 : Excel ne bloque pas automatiquement

Dans Excel, rien ne vous empêche de planifier un cours pendant une semaine entreprise. Il n'y a pas de validation automatique.

Raison #3 : Plusieurs rythmes = confusion

École avec 3 promotions :

• M1 DevOps : rythme 1/1 (1 semaine école, 1 semaine entreprise)
• M1 IA : rythme 2/1 (2 semaines école, 1 semaine entreprise)
• M2 Data : rythme 3/1 (3 semaines école, 1 semaine entreprise)

Si vous ne différenciez pas clairement, vous planifiez un cours M1 IA pendant leur semaine entreprise.

La solution

AVANT de planifier quoi que ce soit :

1. Récupérer le calendrier national (ou créer le vôtre si pas de national)
2. Créer un onglet "Calendrier Alternance" dans votre Excel
3. Coder les semaines en couleurs :

• 🟦 BLEU = École (cours autorisés)
• 🟨 JAUNE = Entreprise (BLOCAGE TOTAL)
• 🟥 ROUGE = Congés/Examens (BLOCAGE TOTAL)

1. Mettre une mise en forme conditionnelle qui colore automatiquement

Erreur #2 : oublier les contraintes de distance

Le scénario classique :

Vous planifiez Marie, formatrice Python, sur :

• Mardi 9h-12h : 3h de cours
• Jeudi 9h-12h : 3h de cours

Marie habite à 1h30 de l'école.

Ça veut dire :

• Mardi : Départ 7h30, retour 13h → 5h30 pour 3h de cours
• Jeudi : Départ 7h30, retour 13h → 5h30 pour 3h de cours

Total : 11h de déplacement pour 6h de cours.

Marie vous rappelle :

"Fadoua, si c'est pour 3h, je peux pas. Le trajet en vaut pas la peine. Soit tu me fais des journées complètes, soit je peux pas accepter."

La règle oubliée (Mais essentielle)

Distance formateur → École :

• <30 min → ✅ Demi-journées possibles (3h)
• 30-60 min → ⚠️ Journées recommandées (6h minimum)
• 60-90 min → ⚠️ Journées complètes obligatoires (6-7h)
• >90 min → 🚫 Minimum 2 jours consécutifs (12-14h)

Exemple avec Fadoua :

"J'ai un formateur à Toulouse (2h de route). Si je le fais venir, c'est minimum mercredi-jeudi, 7h par jour. 14h au total. Sinon, ça vaut pas le coup pour lui."

Comment éviter cette erreur ?

Dans votre base formateurs, ajoutez une colonne "Format Recommandé"

Vérifiez systématiquement cette colonne avant de proposer un créneau.

Erreur #3 : surcharger les semaines école

Le piège du rythme 1/1.

Vous avez :

• 450 heures de cours annuelles
• Rythme 1 semaine / 1 semaine (1 école, 1 entreprise)
• Du 4 septembre au 30 juin = 43 semaines totales
• Dont 21-22 semaines école (les autres = entreprise + congés)

Le calcul naïf : 450h ÷ 22 semaines = 20,5h/semaine

"Nickel, ça passe," pensez-vous.

Le problème : vous oubliez 5 choses

1. Les Congés

• Noël : 2 semaines
• Février : 1 semaine
• Pâques : 2 semaines

→ Vous perdez 5 semaines école

2. Les Examens

• Partiels : 1 semaine (janvier)
• Finaux : 2 semaines (juin)

→ Vous perdez encore 3 semaines

3. Les Projets

• Projets nécessitent du temps sans formateur (minimum 2 semaines)

→ Vous perdez 2 semaines supplémentaires

Bilan réel : 22 semaines théoriques − 5 congés − 3 examens − 2 projets = 12 semaines utilisables

Nouveau calcul : 450h ÷ 12 semaines = 37,5h/semaine

IMPOSSIBLE.

Ce que fadoua A appris À ses dépens

"Ma première année, j'ai fait l'erreur. J'ai réparti les 450h sur toutes les semaines école. Résultat : des semaines à 30h de cours. Les étudiants étaient épuisés. Les formateurs se plaignaient : « Ils sont cramés, ils écoutent plus. »

>

Maintenant, je bloque 20-25% de marge. Je préfère avoir des semaines à 18-20h, avec de la respiration, que des semaines à 30h où personne ne suit."

La solution : le calcul réaliste

Heures disponibles = (Semaines école totales − Semaines congés − Semaines examens − Semaines projets) × 0,75 (marge 25%)

Exemple M1 DevOps (rythme 1/1) :

• Semaines école : 22
• Congés : 5
• Examens : 3
• Projets : 2
• Utilisables : 12
• Avec marge 25% : 9 semaines "pleines"

Capacité réelle : 9 semaines × 25h = 225h

Si votre programme fait 450h, il faut passer en rythme 2/1 (ou découper sur 2 ans).

Erreur #4 : ne pas gérer l'Ordre des modules

Le fail pédagogique.

Septembre : Vous lancez le module "Développement API REST" (20h) Octobre : Vous lancez le module "Python Basics" (30h)

Problème : Pour faire des API REST en Python, il faut... connaître Python.

Les étudiants sont perdus. Le formateur API REST passe 5h à faire du rattrapage Python.

"C'est quoi ce bordel ?" vous dit-il. "Ils sont censés savoir Python. Pourquoi je dois leur apprendre les bases ?"

Les 3 types de dépendances à gérer

1. Dépendances Techniques

• Python → Django → API REST
• HTML/CSS → JavaScript → React
• Linux → Docker → Kubernetes

2. Dépendances Projet

• Backend → Frontend → Intégration
• BDD conception → BDD implémentation → Requêtes SQL

3. Dépendances Conceptuelles

• Théorie marketing → Étude de marché → Plan marketing
• Finance de base → Analyse financière → Business plan

La solution : la matrice de dépendances

Créez un tableau avec modules, pré-requis et semaines recommandées.

Puis, planifiez dans l'ordre.

Astuce de Jonathan (AFTEC) :

"J'ai créé un graphe de dépendances. Ça ressemble à un organigramme. Je vois d'un coup d'œil quel module doit venir avant quel autre. Ça me sauve des heures."

Erreur #5 : planifier à 100% (Sans marge d'Erreur)

Le piège de l'optimisation parfaite.

Vous avez construit un planning parfait. Tout est calé au millimètre.

• 22 semaines école
• 450h réparties
• Moyenne : 20,5h/semaine
• Tous les formateurs validés
• Pas un trou

Septembre, semaine 2 : Un formateur tombe malade. Annulation de 6h de cours.

Septembre, semaine 4 : Grève SNCF. 3 formateurs coincés. Annulation de 12h.

Octobre, semaine 2 : Examen blanc non prévu initialement. Annulation de 10h.

Bilan après 2 mois : 28h de retard sur le planning initial.

Vous devez rattraper. Mais toutes vos semaines sont déjà pleines. Vous devez surcharger certaines semaines à 28-30h.

Les étudiants craquent. Les formateurs se plaignent.

La règle des 95%

Ne planifiez JAMAIS à 100%.

Planifiez à 95% maximum.

Exemple :

• Volume annuel : 450h
• Planifié : 427h (95%)
• Marge : 23h (5%)

Ces 23h servent à :

• Rattraper les annulations imprévues
• Ajouter des modules de renforcement (si un groupe est en difficulté)
• Gérer les jours fériés oubliés
• Absorber les grèves, intempéries, etc.

Fadoua témoigne :

"Avant, je remplissais tout. Je croyais que c'était bien. Résultat : au moindre grain de sable, c'était le chaos. Maintenant, je garde toujours 5-10% de marge. C'est mon airbag."

Le cas pratique : planifier un M1 alternance 1/1

Contexte :

• Promotion : M1 Développement Web
• Effectif : 25 étudiants
• Rythme : 1 semaine / 1 semaine
• Volume annuel : 450h
• Rentrée : 4 septembre 2025
• Fin : 30 juin 2026

Étape 1 : créer le calendrier d'Alternance

1.1 Calculer le nombre de semaines totales

Du 4 sept 2025 au 30 juin 2026 = 43 semaines

1.2 Définir le rythme

Rythme 1/1 → Alternance chaque semaine

Semaine impaire = ÉCOLE 🟦 Semaine paire = ENTREPRISE 🟨

1.3 Intégrer les congés nationaux

• Semaines 51-52 (Noël) : 🟥 CONGÉS
• Semaine 8 (Février) : 🟥 CONGÉS
• Semaines 16-17 (Pâques) : 🟥 CONGÉS

1.4 Intégrer les examens

• Semaine 4 (janvier) : 🟥 PARTIELS
• Semaines 25-26 (juin) : 🟥 EXAMENS FINAUX

Semaines école disponibles : 17 (après retrait congés + examens)

Étape 2 : calculer la charge réaliste

2.1 Volume brut

450h de cours annuels

2.2 Retirer les projets

Projets = 60h (étalement sur 5 semaines, mais pas de formateur)

Volume avec formateurs : 390h

2.3 Appliquer la marge de sécurité (5%)

390h × 0,95 = 370h planifiables

2.4 Calculer la charge hebdomadaire

370h ÷ 17 semaines = 21,8h/semaine

✅ OK (< 25h/semaine)

Étape 3 : lister les modules avec dépendances

Créez un tableau listant chaque module, son volume, ses pré-requis et les semaines recommandées.

Planifiez ensuite en respectant l'ordre des dépendances.

Étape 4 : vérifier les alertes

Checklist finale :

• Aucune semaine > 25h
• Tous les pré-requis respectés
• Projets étalés sur minimum 5 semaines
• Formateurs > 1h30 = minimum 2 jours consécutifs
• Marge de 5% conservée (20h non planifiées)

La checklist de rentrée

2 mois avant la rentrée :

• Récupérer calendrier national d'alternance
• Créer onglet "Calendrier" avec code couleur bleu/jaune/rouge
• Calculer charge hebdomadaire réaliste (avec marge 5%)
• Lister modules avec pré-requis

1 mois avant :

• Planifier modules dans l'ordre des dépendances
• Vérifier distance formateurs → ajuster format cours
• Valider avec formateurs

2 semaines avant :

• Envoyer calendrier aux étudiants (avec légende bleu/jaune/rouge)
• Synchroniser avec calendriers formateurs
• Préparer plan B (liste remplaçants pour chaque module)

Jour J :

• Rappel email/SMS : "Semaine école, cours démarrent lundi 9h"
• Affichage physique calendrier (salle, hall, couloirs)

Ce que fadoua aurait aimé savoir À ses débuts

Nous avons demandé à Fadoua : "Si tu pouvais revenir en arrière, qu'est-ce que tu changerais ?"

Sa réponse :

"Je bloquerais les semaines entreprise EN PREMIER. Avant de planifier quoi que ce soit. C'est la base. Si tu pars pas là-dessus, tu te plantes.

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Ensuite, je calculerais la charge réelle. Pas la charge théorique. La réelle, avec les congés, les examens, les projets. Et je garderais 10% de marge. Toujours.

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Et surtout : je demanderais l'ordre des modules AVANT de planifier. Pas après. Parce que devoir tout refaire parce que Django était avant Python, c'est juste... non."

Conclusion

La planification de l'alternance est un exercice d'équilibriste où chaque détail compte. Les 5 erreurs fatales que nous avons identifiées (ne pas bloquer les semaines entreprise, oublier les contraintes de distance, surcharger les semaines école, ne pas gérer l'ordre des modules, planifier à 100%) peuvent toutes être évitées avec une méthodologie rigoureuse et les bons outils.

Le témoignage de Fadoua montre qu'il est possible d'apprendre de ses erreurs et de mettre en place un système robuste. La clé : anticiper, structurer, et toujours garder une marge de sécurité.

Cet article est basé sur l'interview de Fadoua (Subdevinci Bordeaux, 130 formateurs), complétée par les retours de Khaoula (EPSI) et Jonathan (AFTEC). Toutes les situations décrites sont réelles.