Checklist onboarding intervenant : 15 étapes pour une intégration réussie

Checklist onboarding intervenant : synthèse opérationnelle

Les 15 étapes clés

Phase 1 — Avant l'arrivée (J-30 à J-7)

1. Valider le dossier administratif complet

• CV à jour et qualifications vérifiables
• Diplômes / certifications
• Attestation RC Pro (si indépendant)
• RIB + infos de facturation
• Kbis ou attestation URSSAF selon statut

Qualiopi 21 : traçabilité des compétences.

1. Signer le contrat ou la convention

• Signature avant le 1er cours
• Clauses : parties, objet, durée, volume horaire, rémunération, paiement, propriété intellectuelle, confidentialité, résiliation, assurance.

1. Créer les accès numériques

• Compte LMS
• Intranet / ENT
• Email institutionnel (si besoin)
• Outil de planning (Lecturer, ADE…)
• Badge / code d’accès locaux

Qualiopi 19 : mise à disposition des ressources.

1. Envoyer le kit de bienvenue (J-7)

• Programme détaillé du module
• Profil des apprenants (niveau, prérequis, effectif)
• Modalités d’évaluation
• Règlement intérieur
• Plan d’accès + infos pratiques.

1. Désigner un référent interne

• Coordinateur pédagogique / responsable de formation identifié
• Coordonnées communiquées à l’intervenant

Qualiopi 18 : coordination formalisée et traçable.

Phase 2 — Le jour J (J+0)

1. Accueillir physiquement l’intervenant

• Accueil à la réception + remise du badge
• Visite rapide des locaux (salles, repro, salle des profs, cafétéria)
• Présentation à l’équipe administrative.

1. Briefer sur les outils et procédures (30 min)

• Émargement (papier ou numérique)
• Utilisation du LMS (dépôt supports, ressources)
• Procédure d’absence / remplacement
• Contacts d’urgence (IT, scolarité, direction).

1. Remettre le syllabus et la fiche module

• Objectifs pédagogiques
• Progression des séances
• Modalités d’évaluation
• Bibliographie / ressources
• Co-construction si le syllabus n’existe pas encore

Qualiopi 17 : adéquation moyens / prestations.

1. Présenter le groupe d’apprenants

• Profil synthétique : parcours, niveau estimé
• Informations sur situations de handicap à prendre en compte.

Phase 3 — La première semaine (J+1 à J+7)

1. Point de suivi à J+3 (15 min)

• Prise de marques
• Problèmes logistiques éventuels
• Adéquation niveau du groupe / syllabus
• Besoin de ressources supplémentaires.

1. Vérifier les émargements

• Contrôle des premières feuilles / émargements numériques
• Correction immédiate des oublis

Qualiopi 30 : preuve de suivi des présences.

1. Collecter le premier feedback apprenant

• Micro-sondage (3 questions max)
• Détection précoce de problèmes pédagogiques ou relationnels.

Phase 4 — Le premier mois (J+7 à J+30)

1. Organiser une réunion pédagogique

• Intégration de l’intervenant dans l’équipe pédagogique
• Alignement des pratiques d’évaluation
• Partage des retours apprenants
• Coordination des contenus entre modules

Qualiopi 22 : développement pro et coordination documentés.

1. Évaluer la satisfaction de l’intervenant

• Questionnaire court sur l’onboarding
• Informations reçues, outils, accompagnement
• Alimentation du plan d’amélioration continue

Qualiopi 32 : prise en compte du feedback intervenant.

1. Archiver le dossier onboarding complet

• Contrat signé
• Preuves de qualification
• Kit de bienvenue (preuve d’envoi)
• Comptes-rendus de suivi (J+3, J+30)
• Émargements premières séances
• Feedback apprenant et intervenant
• Dossier utilisé comme preuve Qualiopi (17–22, 25, 30, 32).

Modèle de checklist

| Phase | Étape | Fait ? |

|-----------|--------------------------------------|--------|

| Avant | 1. Dossier administratif complet | ☐ |

| Avant | 2. Contrat signé | ☐ |

| Avant | 3. Accès numériques créés | ☐ |

| Avant | 4. Kit de bienvenue envoyé | ☐ |

| Avant | 5. Référent désigné | ☐ |

| Jour J | 6. Accueil physique | ☐ |

| Jour J | 7. Briefing outils/procédures | ☐ |

| Jour J | 8. Syllabus remis | ☐ |

| Jour J | 9. Groupe présenté | ☐ |

| Semaine 1 | 10. Point J+3 | ☐ |

| Semaine 1 | 11. Émargements vérifiés | ☐ |

| Semaine 1 | 12. Feedback apprenant | ☐ |

| Mois 1 | 13. Réunion pédagogique | ☐ |

| Mois 1 | 14. Satisfaction intervenant | ☐ |

| Mois 1 | 15. Dossier archivé | ☐ |

Ce que Lecturer automatise

• Étapes automatisées : 3, 7, 10, 11, 15
• Création automatique des accès + envoi des identifiants
• Émargement numérique avec alertes en cas d’oubli
• Rappels automatiques pour les points de suivi (J+3, J+30)
• Centralisation du dossier intervenant et des preuves Qualiopi
• Tableau de bord de suivi de l’onboarding par intervenant.

Un onboarding structuré, préparé 30 minutes en amont, évite des heures de gestion de crise pendant le semestre.

Emma de Lecturer